加入契約從紙本到電子文件 法規鬆綁後的契機與配套措施
多層次傳銷管理法鬆綁電子文件後，真正讓公司頭疼的是：要用什麼方式，證明這個人真的同意加入？從系統紀錄、簽名圖檔、證件上傳，到第三方身分驗證，每一層設計都牽動成本、風險與使用者體驗。本文從系統業者的角度出發，把線上入會背後那些看不見的抉擇攤在陽光下。
去年以前，我們為直銷公司開發網站或APP的時候，常常被客戶問到這個問題：為什麼台灣的線上入會填完資料，還需要簽署紙本契約書？特別是外商公司對此事的反應，就好像誤入蠻荒之地似的，畢竟這與台灣一直以來的高科技形象有很大的落差。不只是我們身為軟體廠商覺得可惜，相信這也是讓許多主管深感頭痛的難題。
從紙本到線上，關鍵字叫「雙方合意」
其實法令規範的初衷，想必不是為了為難大家，而是為了保障簽約雙方權益，避免不必要的爭議。然而，隨著網路科技迅速發展，電子商務環境也日趨成熟，許多產業早已逐漸鬆綁電子文件的法律效力。在直銷產業引頸期盼之下，去年「多層次傳銷管理法第十三條條文修正草案」終於在立法院三讀通過，開啟了電子文件契約的新時代。這期就讓我們來與大家聊聊，法案通過後的這一年來，客戶所關心的議題。
新的法令只要能證明入會這件事情是「雙方合意」即可，也就是能證明會員同意加入且公司同意受理，那麼就合乎法令的規範。會員在網站填寫入會資料並且按下送出後，系統除了同時產生一筆會員資料之外，也會記錄當下的日期時間，以這筆紀錄證明雙方合意，對公司和會員來說可能是最簡單的。
防止冒名的身分驗證手段
雖然系統紀錄可以證明公司已同意受理，但如果會員事後主張這筆資料不是他本人填寫的，那就比較麻煩了。法令上並沒有限定證明「合意」的方式，以下是業界常見的作法。
- 簡易簽名圖檔留存：在法令鬆綁的彈性下，並沒有規定線上加入必須簽名。若公司仍希望留存會員簽名，最簡便的方式是在網站或APP的加入頁面，設置簽名圖框，讓會員在圖框內簽名後，留存簽名圖檔。也可以在完成入會後，由程式自動產生一份入會契約書PDF檔，將簽名圖檔套印在入會契約書電子檔的簽名處，提供會員下載或留存於後端系統備查。
- 第三方數位簽章：若公司要求加入者簽名，同時又不放心此簽名是否為加入者本人所簽，為了提高簽署事實不可事後否認的真確性，希望能採用更嚴謹的作法，亦可考慮數位簽章。
近年來，許多國際級的大型企業為了落實ESG永續經營的策略，已將企業間B2B的正式合約電子化，並且整合第三方廠商的數位簽章系統。數位簽章是電子簽章的一種，需具備政府許可憑證機構所簽發的憑證，在法律上具有「推定」為本人親自簽名或蓋章的效力。
數位簽章的技術門檻比較高，必須符合電子簽章法定義的依附性、關連性、辨識簽署人身分及文件真偽等要件。國內外皆有安全性高的數位簽章廠商，可提供直銷公司進行串接。不過，由於每一份入會契約的數位簽章都會收取費用，成本也就較原先提高不少，就看公司是否要將數位簽章費用轉嫁給加入者，或是由公司本身自行吸收。
- 證件圖檔上傳：為了確保加入者確實是其本人，雖然法令並未強制規定，公司仍可以請加入者在填寫資料時，上傳身分證的正反兩面圖檔，以資證明。同時為了避免會員提供錯誤的銀行帳號，導致獎金發放失敗的情況發生，通常也會要求事業型傳銷商檢附存摺影本。
過去紙本入會需要影印、剪貼影本的處理比較費時，但在現今透過手機拍照上傳已經越來越普遍化，一切就變得容易許多。再加上一般人無法輕易取得他人的證件，因此，要求加入時上傳證件圖檔，確實可以降低冒名加入的機率，公司也可以進一步核對加入者填寫的資料是否正確。
- 證件圖檔後補上傳：當然，我們也曾遇過一些客戶以事後稽核備查的觀點，來看待證件圖檔的提供與留存。為了讓加入者不會因為沒有隨身攜帶身分證和存摺，就中斷了入會流程，導致客源流失，因此，公司允許尚未上傳證件圖檔的加入者，只要先將入會資料填寫完成，就同意受理。
配套措施就是在官網或APP的會員專區，提供證件圖檔後補上傳的功能，日後再請會員自行登入將身分證明提供給公司。至於是否要限制加入後多少天內必須補上傳，就看公司對會員的規範了，特別是對於會影響獎金發放的存摺影本圖檔，公司通常會有特定的期限要求。
- 聯絡資料驗證：另外，有些客戶除了請加入者提供身分證件圖檔，讓公司方便查核所填身分資料是否屬實之外，也希望進一步驗證加入者留存的聯絡資料是否屬於該加入者所擁有，最常見的做法就是Email驗證和手機簡訊驗證。若考量成本高低的話，手機簡訊發送需要額外的費用，Email驗證相對來說是比較經濟的選擇。但如果是考量實際使用的便利性，簡訊對於加入者來說還是比Email收信方便。只要有手機，就可以接收簡訊驗證碼，完成入會流程。
- 第三方身分驗證：若公司希望能比照金融業，有更嚴謹的KYC （Know Your Customer）機制，那麼，可以選擇整合第三方的身分驗證機構，唯有加入者通過身分驗證，公司才同意受理申請。過去直銷業者擔心這樣的驗證會讓加入者萌生退意，但近年來政府推廣個人綜合所得稅的線上申報與健保快易通APP，已經讓許多民眾體驗到線上身分驗證的安全性。
台灣已有技術成熟的廠商，可以讓直銷業者將第三方身分驗證整合到線上入會的流程中，最常見的機制是MID行動電話認證，可連結台灣主要電信業者，達到快速有效的身分識別。不過，也有一種情境不適合使用MID行動電話認證，當該門號登記姓名並非加入者本人，就必須改用其他方式驗證。
線上入會的彈性與業者的轉型壓力
談了這麼多，有些客戶會問到：電子文件契約屬於強制規定嗎？三讀通過之後，是不是都一定要改成電子化的方式入會呢？其實法律並沒有強制限定電子文件才有效力，只是讓公司可以提供會員更多元化的服務管道。如果公司沒有開放線上入會，維持現有的紙本契約書也是可行的。
不過對直銷業而言，既然法規大幅度開放了，面對外部廣大的事業夥伴，還是有不得不變的壓力。組織領袖總是希望公司能提供更快速的入會管道，排除各種可能的推廣阻力。同樣地，公司內部的營運單位也期盼透過線上入會契約電子化，有效地縮短入會的行政作業流程，減少人工處理耗費的時間與心力，降低人為輸入的資料錯誤機率，避免紙本資料保存的風險與困難。
系統業者的角色就像是公司的幕僚單位，當客戶與我們討論各種線上入會配套措施的可行性，我們就盡力分析不同方式的優點和限制，提供給客戶作為決策的參考。從軟體開發的角度而言，技術上都是可行的，關鍵是公司在線上入會便利性與嚴謹度之間的取捨，以及成本與效益的考量，相信每個直銷業者都能找到最適合自己的方式，提供加入者更好的入會體驗。
【作者簡介】
現任：偉盟系統股份有限公司 第二事業群／直銷事業部 總監
經歷：深耕直銷產業軟體系統20餘年，帶領部門團隊為大、中、小型直銷公司量身規劃專屬解決方案，致力於協助客戶成功導入系統。