加入契约从纸本到电子文件 法规松绑后的契机与配套措施
多层次传销管理法松绑电子文件后，真正让公司头疼的是：要用什么方式，证明这个人真的同意加入？从系统纪录、签名图档、证件上传，到第三方身分验证，每一层设计都牵动成本、风险与使用者体验。本文从系统业者的角度出发，把线上入会背后那些看不见的抉择摊在阳光下。
去年以前，我们为直销公司开发网站或APP的时候，常常被客户问到这个问题：为什么台湾的线上入会填完资料，还需要签署纸本契约书？特别是外商公司对此事的反应，就好像误入蛮荒之地似的，毕竟这与台湾一直以来的高科技形象有很大的落差。不只是我们身为软体厂商觉得可惜，相信这也是让许多主管深感头痛的难题。
从纸本到线上，关键字叫「双方合意」
其实法令规范的初衷，想必不是为了为难大家，而是为了保障签约双方权益，避免不必要的争议。然而，随著网路科技迅速发展，电子商务环境也日趋成熟，许多产业早已逐渐松绑电子文件的法律效力。在直销产业引颈期盼之下，去年「多层次传销管理法第十三条条文修正草案」终于在立法院三读通过，开启了电子文件契约的新时代。这期就让我们来与大家聊聊，法案通过后的这一年来，客户所关心的议题。
新的法令只要能证明入会这件事情是「双方合意」即可，也就是能证明会员同意加入且公司同意受理，那么就合乎法令的规范。会员在网站填写入会资料并且按下送出后，系统除了同时产生一笔会员资料之外，也会记录当下的日期时间，以这笔纪录证明双方合意，对公司和会员来说可能是最简单的。
防止冒名的身分验证手段
虽然系统纪录可以证明公司已同意受理，但如果会员事后主张这笔资料不是他本人填写的，那就比较麻烦了。法令上并没有限定证明「合意」的方式，以下是业界常见的作法。
- 简易签名图档留存：在法令松绑的弹性下，并没有规定线上加入必须签名。若公司仍希望留存会员签名，最简便的方式是在网站或APP的加入页面，设置签名图框，让会员在图框内签名后，留存签名图档。也可以在完成入会后，由程式自动产生一份入会契约书PDF档，将签名图档套印在入会契约书电子档的签名处，提供会员下载或留存于后端系统备查。
- 第三方数位签章：若公司要求加入者签名，同时又不放心此签名是否为加入者本人所签，为了提高签署事实不可事后否认的真确性，希望能采用更严谨的作法，亦可考虑数位签章。
近年来，许多国际级的大型企业为了落实ESG永续经营的策略，已将企业间B2B的正式合约电子化，并且整合第三方厂商的数位签章系统。数位签章是电子签章的一种，需具备政府许可凭证机构所签发的凭证，在法律上具有「推定」为本人亲自签名或盖章的效力。
数位签章的技术门槛比较高，必须符合电子签章法定义的依附性、关连性、辨识签署人身分及文件真伪等要件。国内外皆有安全性高的数位签章厂商，可提供直销公司进行串接。不过，由于每一份入会契约的数位签章都会收取费用，成本也就较原先提高不少，就看公司是否要将数位签章费用转嫁给加入者，或是由公司本身自行吸收。
- 证件图档上传：为了确保加入者确实是其本人，虽然法令并未强制规定，公司仍可以请加入者在填写资料时，上传身分证的正反两面图档，以资证明。同时为了避免会员提供错误的银行帐号，导致奖金发放失败的情况发生，通常也会要求事业型传销商检附存折影本。
过去纸本入会需要影印、剪贴影本的处理比较费时，但在现今透过手机拍照上传已经越来越普遍化，一切就变得容易许多。再加上一般人无法轻易取得他人的证件，因此，要求加入时上传证件图档，确实可以降低冒名加入的机率，公司也可以进一步核对加入者填写的资料是否正确。
- 证件图档后补上传：当然，我们也曾遇过一些客户以事后稽核备查的观点，来看待证件图档的提供与留存。为了让加入者不会因为没有随身携带身分证和存折，就中断了入会流程，导致客源流失，因此，公司允许尚未上传证件图档的加入者，只要先将入会资料填写完成，就同意受理。
配套措施就是在官网或APP的会员专区，提供证件图档后补上传的功能，日后再请会员自行登入将身分证明提供给公司。至于是否要限制加入后多少天内必须补上传，就看公司对会员的规范了，特别是对于会影响奖金发放的存折影本图档，公司通常会有特定的期限要求。
- 联络资料验证：另外，有些客户除了请加入者提供身分证件图档，让公司方便查核所填身分资料是否属实之外，也希望进一步验证加入者留存的联络资料是否属于该加入者所拥有，最常见的做法就是Email验证和手机简讯验证。若考量成本高低的话，手机简讯发送需要额外的费用，Email验证相对来说是比较经济的选择。但如果是考量实际使用的便利性，简讯对于加入者来说还是比Email收信方便。只要有手机，就可以接收简讯验证码，完成入会流程。
- 第三方身分验证：若公司希望能比照金融业，有更严谨的KYC （Know Your Customer）机制，那么，可以选择整合第三方的身分验证机构，唯有加入者通过身分验证，公司才同意受理申请。过去直销业者担心这样的验证会让加入者萌生退意，但近年来政府推广个人综合所得税的线上申报与健保快易通APP，已经让许多民众体验到线上身分验证的安全性。
台湾已有技术成熟的厂商，可以让直销业者将第三方身分验证整合到线上入会的流程中，最常见的机制是MID行动电话认证，可连结台湾主要电信业者，达到快速有效的身分识别。不过，也有一种情境不适合使用MID行动电话认证，当该门号登记姓名并非加入者本人，就必须改用其他方式验证。
线上入会的弹性与业者的转型压力
谈了这么多，有些客户会问到：电子文件契约属于强制规定吗？三读通过之后，是不是都一定要改成电子化的方式入会呢？其实法律并没有强制限定电子文件才有效力，只是让公司可以提供会员更多元化的服务管道。如果公司没有开放线上入会，维持现有的纸本契约书也是可行的。
不过对直销业而言，既然法规大幅度开放了，面对外部广大的事业伙伴，还是有不得不变的压力。组织领袖总是希望公司能提供更快速的入会管道，排除各种可能的推广阻力。同样地，公司内部的营运单位也期盼透过线上入会契约电子化，有效地缩短入会的行政作业流程，减少人工处理耗费的时间与心力，降低人为输入的资料错误机率，避免纸本资料保存的风险与困难。
系统业者的角色就像是公司的幕僚单位，当客户与我们讨论各种线上入会配套措施的可行性，我们就尽力分析不同方式的优点和限制，提供给客户作为决策的参考。从软体开发的角度而言，技术上都是可行的，关键是公司在线上入会便利性与严谨度之间的取舍，以及成本与效益的考量，相信每个直销业者都能找到最适合自己的方式，提供加入者更好的入会体验。
【作者简介】
现任：伟盟系统股份有限公司 第二事业群／直销事业部 总监
经历：深耕直销产业软体系统20余年，带领部门团队为大、中、小型直销公司量身规划专属解决方案，致力于协助客户成功导入系统。