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电子邮件助你架设天罗地网
在两天内完成分散台湾各地2000人的活动登记！这可能吗？当然可能。靠的不是传真机，也不是电话通知，亦不是限时专送信函，而是一种已经相当成熟的电脑通讯科技：「电子邮件网」。利用电子邮件网所提供的「信件投递」、「布告栏」、「订单收送」等服务，可大幅提高国内直销公司的讯息传递能力，以及因应未来日趋激烈的市场竞争。
超过20年历史的电子邮件应用
「电子邮件」对电脑界来说，并不是新技术，因为早在电脑可以电话线互通讯息开始，即有电子邮件应用。目前全世界最大的电子邮件网，是Internet网际网路，目前平均每天有超过4000万人在这个网路上，互传信件，其中包括美国总统。
电子邮件网的概念很简单：每个人住家都有一个地址，一般邮政系统的递送人员即根据这个地址，将您欲寄送的信件送达目的地。所谓的电子邮件也是一样，每个人在由电话线及电脑所构成的电子网路上也可以申请一个独一无二的「地址」，再利用电脑打好的「电子信」利用专用通讯软体，发送出去，而担任「邮差」工作的，则是分散网路上的电脑主机。
用电子邮件网的好处是，方便、快速、精确，因为所有信件都透过电脑网路转送，自然比人工送信快速，而且可以同时发信给某一群特定人士，例如上万人的直销网，或是您为数众多的顾客。国内目前利用电子邮件网最频繁的人，除了大学生外，就是经营连锁商店的超商公司与百货公司，自去年开始，台湾速食巨人麦当劳也成为其中之一。这些公司利用电子邮件网传递订货单，或是补货资料，提高自己的竞争力与服务品质。
国内早在5-6年前即有私人网路服务公司提供电子邮件网的服务，例如泛伦资讯、台湾电讯网路服务公司，甚至电信局的数据通信所也提供一种较低速的PIPMail公众电子邮件网，收费低廉。可惜对一般民众推广工作做得不够，国内现在仅有少数行业应用这项服务，与美国已有超过百万家企业利用电子邮件网进行交易相较之下，我国在电子邮件网的应用上，仍处于幼稚期。
虽然应用不普及，但国内仍有具前瞻性眼光的直销商注意到电子邮件网带来的便利性，应自去年开始著手布建一个属于直销商的电子网路，期望利用这电子邮件网将全省超过1000名的直销商串联起来，未来并逐步推动所有直销商上网。
在经过长达8个月试用期后，百人试用小组相当赞许电子邮件网所带来的快速与便利，现在利用电子邮件网互相写信，发布活动公告，甚至训练课程表等。这成员数达数万人的直销邮件网为使整个推动工作顺畅进行，还特别由10人领导核心组成推动小组，义务性地推动及教导试用小组使用电子邮件网。
电子邮件网的便利性及速度，在百人试用小组中已发挥不小的作用，例如测试小组成员无论人在欧洲或美国，都可以随时与其他成员保持完整的联系，而且连线送信的费用，甚至不到用传真的1/4，自然也比电话沟通来得便宜。整个直销网可以随时更新课程或活动资料，上线索阅的人立即可看到最新讯息，不像过去，必须以传真或印刷通知，在成本及时效上，都有相当明显改变。「从台中上台北开会时，也可以随时上线，保持与小组成员间正常联络，而且所有联络过的讯息都可留下记录，方便追踪及整理」，测试小组一位成员说道。
经营加值网路服务多年的泛伦资讯公司表示，虽然直销公司中不乏有丰富知识的电脑专家，但为数众多的直销商却多半对电脑一知半解，甚至多数直销商中连个电脑都没有，这才正是电子邮件网推动的最大困难处。首开风气的白先生也同意这看法，「要推动直销商用电脑，确实是一项巨大挑战，不过直销商的学习欲望都很强，而我们也有完整有效率的训练网，只要做好训练工作，假以时日，仍可克服这项困难。」白先生等10人核心小组推动电子邮网的第一步，就是先找来配合度高，而且属于国际GE电子邮件网成员的泛伦资讯，负责提供实际电子网路及邮件管理软体。
可携式电脑是重要核心之一
推动小组第2步要解决的问题，则是如何让每位欲上电子邮件网的直销商，都能拥有一部具有通讯能力的个人电脑，由于直销商经常往来各地，甚至世界各国，因此测试小组首先考虑的是选择笔记型电脑，因为笔记电脑似乎是目前「唯一符合」轻巧原则的个人电脑。为落实这项想法的可能性，测试小组特别洽购了数10台名牌彩色笔记型电脑，开始测试实际应用状况。
不过重量2公斤多的彩色笔记型电脑并未完全达成实用理想，问题之一是「重量依然太重」，尤其对女性直销商来说，加上备用电池与电源供应器，总重量超过3公斤，实在「轻便」不到那里；其次是「稳定度与易用性不够」，笔记型电脑仍是一台标准的个人电脑，使用者必须从头学习电脑使用方法，操作上较复杂，稳定度也颇受质疑；第3个问题是「电力持续不佳」，无论是彩色或单色笔记电脑，内附的电池多半只有2至4小时的使用时间，对经常旅行的直销商实在是不敷使用；最重要的问题则是「价格过高」，配备较完整的笔记型电脑若加上数据机功能，价格通常都超过台币3万元，对不懂电脑的直销商是一笔不小的投，间接影响购买电子邮件网意愿。
不过科技进步解决了上述问题，当找到莱思康资讯经理后，问题似乎迎刃而解。此型重量只有680公克的小电脑，具有标准电脑键盘，而且内置传真数据机，使用一般3号碱性电池为电力来源，持续运转时间可长达15小时以上，同时价格不到2万5千元，一口气解决上述问题。更令测试小组高兴的是，莱思康这型产品中内附有丰富的应用软体，包括电脑字典、文书处理、万用手册、行事历、电脑传真等14项功能软体，操作学习也较简单，使用者不需输入指令，全部用选单方式，即可操作各项功，在泛伦资讯将其电子邮件软体顺利移植后，电子邮件功能也趋完备。
结合订货系统竞争力更强
测试小组乐观地预测，今年要达成千人上网的目标，应该不是难事，未来当所有讯息均透过电子邮件系统传递后，直销网成员间的联系将更紧密，成长速度也将迈入新纪元。目前已使用电子邮件系统的直销商期望，如果总公司的订货系统也能如同其它物流业者般纳入邮网系统，直销商订货将更为简单、方便，而总公司在统计作业上也将取更大优势。
泛伦公司分析，订单系统若与电子邮网结合，除了速度之外，更重要是成本低廉，因为总公司不需要另外负担维护成本，对所有直销商来说，表格化的电脑订单，收送间比电话语音订货系统或传真订货更简单，因为表格化电脑订单使用方法几乎可与一般印刷表格相同，直销商只要填好表格，再当成电子邮件送出去即可。总公司也因为收到的是电子化资料，可用电脑即时处理，速度自然以语音或传真订单处理更快。
「学习使用电脑是一条漫长的路，上例中文输入法就是其中之一，但要享受电脑的方便，就一定得花苦功去学，我们的直销商都有这样的体认，所以我相信我们推动的电子邮件网应用计划定会成功」，白先生坚定的表示「如果可能，我们希望将我们在海外的直销网路，也利用电子邮件网串联起，这会使我们的组织发展得更快、更完整」。
作为一个开路先锋，总是会遭遇较多困难，但相对所得的回报及成就也最大，因为这个百人测试小组不仅是完成一项测试而已，更为台湾直销业迈向世界级竞争力，立下重要里程碑。直销是一个「人」的事业，组织沟通网愈绵密，发展也愈快，虽然美国直销业已有超过5年应用电子邮网的经验，但台湾直销业在这群开拓者带领下，今年开始，也将正式迈入世界级竞争力之林，台湾也将成为另一个更具实力的直销大国。
（出处/直销世纪杂志第28期，1995/04/01）