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循序渐进不浪费
泰瑞公司有多位高阶主管,曾在外商公司服务,因此公司经营风格兼有外商管理制度化,及本土企业具亲和力之特性,在直销业中其企业文化可说颇具特色。而其资讯发展策略亦有一套长远而完整的规划,将资讯系统定位为公司竞争优势之利器,而非仅作为资料处理之工具。因此,在开发资讯系统之策略面,著眼于如何提升资讯运用,以创造更高之附加价值;亦即以资讯来提升服务品质,及协助公司来作经营决策。
对方资讯设备的投资,则坚持成本效益(COST/DERFORMANCE)之原则审慎评估,著重于如何将硬体设备以软体或管理方式,将其功能充分发挥,而其资讯策略之理念从其公司资讯化之演进,则可清楚得知。
小小PC立大功
该公司立即以一部PC-AT个人电脑开始资讯作业,软体由公司资讯人员自行开发,以dBASE来描写程式。开发之系统包含直销商管理、进销存及奖金系统,由于架构完整,功能颇为齐全,此系统一直使用至引进网路系统为止。
1991年,因业绩快速成长,此时以PC来处理已感不足,因此,经深入评估,为因应公司未来长远之发展,决定采用IBM之AS/400为资讯处理之主义。电脑主义于'91年7月安装完成,而软体开发则采渐进方式。初期之程式设计交由软体公司负责,而系统规划及分析则仍由公司主导,订单及直销商管理系统就在这种专业分工的模式下,在三个月后就上线运作。
而奖金系统则完全由公司之资讯人员开发,于'92年上线。在这段期间,资讯作业则维持双轨平行作业,以确保资讯作业运转正常。而PC也一直到奖金作业运转顺利,达成阶段性任务才功成身退。
AS/400主机上线后,公司即积极规划电脑语音系统,积分查讯于'92年1月开放语音订货紧接著在3月推出,而且一开始即是全天候24小时服务,且开放给所有直销商,对于直销商的订货,提供了更多样化更便利的服务。
网路联结好服务
现有终端设备含PC及终端机大约70余部,分布于总公司各部门及台中、高雄办事处以及五股仓库,文宣部门则使用苹果电脑公司新型之麦金塔(Macintosh)作为文宣美编及产品DM制作之工具。
五股仓库透过电信局之数据专线与公司主机连线。而台中、高雄办事处则是透过台湾电讯(民营电信网路公司)之分封交换网路X.25与总公司连线,其整体网路之规划建设,亦是在考虑成本效益的原则下,采取和两家公司合作的模式。
资讯可以提供更便捷之服务,可由其奖金发放方式之演进得知。从最初以支票寄发,改为仓库、邮局及一银的银行转帐。今年初又扩大为全省通汇,即直销商可在任何一家参加金资中心跨行连线之金融机构、或邮局开户,透过通汇之网路,奖金即直接转帐。
该公司之客户服务亦充分与资讯结合,即每一通经由客户服务中心进来之电话,都立即根据问题种类登录至电脑,并且由客服人员立即予以处理,处理之结果亦输入电脑,因此所有直销商之来电,都可追踪并加以归纳分析,全面提升服务品质。
在提供高阶主管所需之决策资讯及业务行销部门所需之行销资讯上,更有效运用资料库之资讯,并使用统计分析软体SPSS,将相关之产品、销售、直销商组织资讯,建立各种分析模式,作各种交叉分析,以提供相关人员分析更深入的资讯。
至于在资讯管理方面,由于深切体认电脑资讯是公司无可替代之资产,因而建立了一套完善的资讯管理制度,例如在资料备授之作业,不但每天都将备份资料定时送存银行保管箱,且和电脑公司签订了系统备援计划,即公司之电脑主机,如因任何天灾人祸导致无法正常运转时,可以立即转移至电脑公司预先规划好之预备主机继续运作。
(出处/直销世纪杂志第20期,1994/08/01)
