做时间的主人

能否有效地运用时间， 便是成功与否的重要关键之一。 邓文章 插图／郑启培 上帝是公平的，赋与每个人每天相同的时间。但是同样是24小时，有人能完成好几项企画案，还行有余力得以休闲；有些人却得熬夜加班，才能把同样的工作量完成。这其中最大的关键，便在于能否充分利用时间，妥善安排工作流程，以事半功倍的方式完成作业。对身处于现代社会的每一个人而言，时间管理是一项非常重要的管理技巧。 也许你会问：我的工作都能如期甚或先行完成，也都做得不错，那我还需要学习时间管理吗？我们提供了一份「生活时间运用统计表」，让你先检视自己目前的生活步调、时间掌控是否正常。换言之，先问问自己：我目前对时间的掌控，是否能同时维持健康的身心状况与一定程度的工作效率？我是不是以牺牲健康来换取高工作量？如果是后者，便表示自己目前的生活已经出现时间压力，亟需重新规划日常的时间运用，并学习有效的时间管理。 小档案： 生活时间运用统计表 首先，随便选取最近的一个礼拜，回忆这个礼拜里每天所做的每一件事，将每个事件填入「事件」栏内。接著，再根据自己的状况，将每个事件平均花费的时间填入「时间」栏内。必须注意的是：统计表并不是预先设定「时间总数」为24小时，再一一分配各事件的时间，而是直接依据你个人对该事件需要花多久时间的评断。最后合计所有时间，若你的时间统计超过24小时（如附表的小明），则表示您目前的生活步调已经快得喘不过气，有时间管理上的压力；相反的，若时间统计未满24小时（如附表的小华），则表示目前的生活步调平缓，并未感受到时间压力，不过这也可能表示你把许多宝贵的时间，花费在一些连自己都未曾注意的琐事上头。 平均一星期，您每天会做哪些事？每件事平均花费您多久的时间？请您将这些事件及您认为这些事必须花费的时间填入下表。 『范例』 姓名：小明 年龄：27 职业：企画专员 事件 所需时间（小时） 睡觉 7 早餐 0.25 午餐 0.5 晚餐 0.5 盥洗 0.25 洗澡 0.25 上网 0.5 看报纸 0.5 看电视 3 看书 1 从家里到公司 0.5 从公司到家里 0.5 午休 0.5 开会 1 联络厂商 1 工作小组会议 1.5 拟计划案 2 送件 2 简报 2 总计时数 26.75 统计表显示小明目前生活步调过于紧张，感受到相当大的时间压力。 姓名：小华 年龄：19 职业：学生 事件 所需时间（小时） 睡觉 6 早餐 0.5 午餐 0.5 晚餐 0.5 盥洗 0.25 洗澡 0.5 上网 2 看报纸 0.5 看电视 2 看书 3 上课 5 逛街 1.5 总计时数 22.25 统计表显示小华目前的生活步调平缓，并无时间压力，但须检讨是否有虚耗时间之虞。 不管我们的时间统计超过或未满24小时，不管我们目前是否感受到时间的压力，我们都希望生活能过得比现在更舒适、更悠闲。那么，我们该如何充份利用时间，以更好的效率，享受到更多属于自己的时间呢？ 1.列出工作事务及其重要顺序 我们身旁很可能随时有一大堆的工作需要解决，不但使我们感受到极大的压力，也让我们不知从何做起。这时不妨拿张白纸，将眼前所有需处理的工作一一列出。接著，再将所有的工作依照「工作期限」、「影响程度」、「业务层级」、「工作量」等，订出重要顺序，再将重要程度最末的几项删除，别让这些不重要的事件，干扰我们处理重要事件。 当我们列完所有工作之后，常会突然发现：「哈！原来就这些事嘛！」等列出工作重要顺序，并删除不必要的琐事后，更会松了口气，发现工作并非如我们原先所想像的那么繁杂。如此一来，不仅能让工作时心情较为轻松、愉快，更能依事件的轻重缓急一一完成。 2.先想想，再开始做 开始处理一份业务时，不妨先停下来，想想看这件工作该怎么做。我们可以想出数种不同的工作程序，再从中挑选一种最有效率的工作程序著手进行。 「先想再做」跟「立刻开始做/做了再说」有什么不同？当我们开始工作后，往往很少有机会停下来检视目前的进度，以及可能的错误；因此，若是凭恃经验「做了再说」，下一次停下来时只有两种情况：一是工作顺利完成，一是过程出错。在越来越复杂的工商社会中，能一次OK的工作越来越少，往往必须不断地从小失误中寻找正确的处理程序。因此，盲目的工作流程往往花费许多不必要的时间修正错误，徒然耗费时间。 3.毕其功于一役 有时我们做事做到一半，注意力会飘移到其他地方，例如写稿写到一半突然想到电子邮件，上网收发电子邮件后又顺道逛逛网路，等到回过神时，往往已经是 一、2个小时之后的事了。 若我们随著注意力的飘移而不断地转换目前进行的工作，将会使得我们必须不断花费额外的心力与时间在「重新专心」上头，更会打断逐渐酝酿的工作情绪，影响工作效率。因此，当我们投入一件工作后，除非该工作耗时过久需要休息，或是该工作遇到瓶颈（见秘诀5），否则，有效率的工作方式应是「从头到尾一次完成」，而非不断地切割工作，徒然浪费时间。 4.一次只做一件事 现代人的工作量越来越大，往往采用「一心多用」同时对付数项工作：吃饭时看报纸、上厕所时背单字、边讲电话边打文件，还不时打著手势交代同事处理其他业务等等。大家总认为这是一种「利用时间」的方式，但我们要提出一个反向思考：一次只做一件事。 为什么？因为「一心多用」的处事方式将迫使我们的心力随时随地都处于紧绷状态。这种紧绷状态无法让你在长时间内维持一定水准的工作效率，另一方面，长期处于这种紧绷状态会让人产生极大的时间焦虑，进而影响个人的身心健康状况。相反的，虽然「一次只做一件事」似乎必须花费更多时间处理工作，但由于一段时间内只需进行一项工作，反而更能专注，达到事半功倍的效果，不仅不致被过度压榨，更是种有效率的处理模式。 5.遇到瓶颈时，「孵蛋」为上策 有没有这样的经验：有时候想一个问题，即使想到想破头了，还是解答不出来。但是放弃、不去想它之后，过了一阵子，却在某天洗澡的时候灵光一闪，想到了问题的解答！这种「把问题暂时放下」的方式，便是心理学家口中的「孵蛋」，一种奇特但有效的问题解决策略。 在时间管理上，当我们的工作出现瓶颈、困境，却百思不得其解时，不妨暂时抛开问题，睡个觉、看场电影，让自己放松一下，也让脑袋自己稍稍整理一下思绪。过完这段孵蛋期之后，回到原来的问题上时，您可能会埋怨自己：「怎么那么笨，为什么刚刚没想到这种解决方式？」 6.拒绝完美，学习说「不」 许多人自诩为「完美主义」，不只是工作上，就连生活中也不容许出现半点的失误。容我们提醒您：每个人都有缺陷、都有限制。完美主义并不是不好，我们可以追求完美，却不该将之奉为圭臬，不容身旁有任何违背完美主义的事件出现；否则，那只是另一种形式的「吹毛求疵」，让我们花费数倍的时间在修改或修饰许多无关重要的小细节上，反而浪费时间与精力。 因此，接受自己的能力限制、认清自己的责任范围，不论是别人对你还是你对自己的要求，只要超出能力或责任之外，就要勇敢地说「不」！不必将时间耗费在不需要、不重要、以及不可能做到的事物上。这不是一件可耻的事，更无关尽责与否；因为，只有当你能了解自己、接受自己时，才能取得自我管理权力，不论在时间管理或生活管理上。 7.舍得停下来 在紧张、充满竞争的社会里，人们似乎都舍不得停下自己的脚步，让身体或脑袋喘息一下，深恐浪费一丝一毫的时间。但是，我们应该要有这个概念：「Work smart, not work hard.」－我们应该要聪明地工作，而不是辛苦地工作！ 如何聪明地工作呢？随时分析我们自己的状况：疲劳了没？身体是不是已经在抗议了？注意力还能集中吗？……随时掌握现在的工作：进行到哪里？下一步要做什么？可能会遇到什么状况？……只有在跳出工作的漩涡之外，了解自己的处境之后，我们才能客观地选择最恰当的工作方式：向其他人求助、休息一下、抑或是停止吹毛求疵，才能随时随地保持最佳状况。因此，随时告诉自己：「先停一停！我现在在做什么？状况怎么样？」唯有了解自己的处境，我们才能「聪明地」工作。 8.充足的休闲 在面对庞杂的业务与仓促的工作期限时，我们往往为了完成工作牺牲掉自己的休息时间－压缩睡眠，减少自己晚上看电视、听音乐的时间，只为了多写几页企画书。但人们注意力的持续时间是有限的。当你产生疲劳或注意力开始不集中时，往往得花费更多的时间，才能达到注意集中时的工作量与工作品质。因此，在规划自己的时间时，记得务必留给自己生理与心理上充足的休息时间；不幸必须加班时，也试著在开始加班前，专心而悠闲地吃顿晚餐，打个盹，让自己松弛一下再开始工作，如此会更有效率。 想做时间的主人吗？就是「现在」－不是「等一下」，更不是「过几天」，而是「现在」！就让自己坐在桌子前，拿出笔，再找张纸，开始检视自己的时间运用，并著手规划属于您自己的时间。从现在起，让我们学习去做一个时间的掌控者，而不再是时间的奴役！ 小档案： 减缓时间流速的8秘诀 列出工作事务及其重要顺序 先想想，再开始做 毕其功于一役 一次只做一件事 遇到瓶颈时「孵孵蛋」 拒绝完美，学习说「不」 舍得停下来 充足的休闲 （出处/直销世纪杂志第88期，2000/05/1）