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e-Office,让组织运作全年无休

最新 · 姚淑仪 · 2000 年 10 月号 No.94 · 2000.10.01
e-Office,让组织运作全年无休
直销人需要的是个怎样的网站,也许只有直销人自己清楚,但是网站的架设必须运用科技,在科技0与1的选择里,如何加入直销语汇,成为一个属于直销人的网站,相信是许多直销领袖最伤脑筋的部分。 再者,要建立一个e-Office环境,让直销人随时可用网站上的资讯,以最快的速度完成种种交易或处理下线困难,是直销领袖目前必须要做,而且刻不容缓的课题,但是怎么建立?应有功能、效益为何?却似丈二金刚般摸不著头绪。 直销vs.科技,所衍生的效益 直销组织为什么要与科技结合,除了e化趋势,让你不得不为之外,结合科技之后的直销,能够带来的助益归纳为以下5点:首先,可以在产品的开发、生产、销售及服务效率上大大提高。网站可以统计出点选何种产品的消费者最多,也可以在最短的时间之内搜集到最多对产品开发的意见,而经由这些意见所汇整的资讯,就可以反向影响产品开发及销售层面。 另外,知识的传递与复制能力,都能够获得改善与提高。运用网路所建构的社群关系,可以累积出相当多的智识和资讯,集结这些资讯,可以在短时间之内,在社群中传递、影响,更可以复制,再传递、影响,社群关系也因此更得以稳固。 再者,使新事业伙伴可以经由网站的架构,更容易进入组织状况,甚至经由网站所提供的教育训练功能,更早成为专业的直销人。 还有,组织网站可以改进沟通效能,使士气得以提升。以往因为沟通不良或碍于时地的限制,无法使沟通的过程顺畅,因此形成组织内部的障碍,而组织网站可以让组织领袖的意见可以下传,下线的心情也可顺利上达,中间的阻碍缩小,士气当然得以提升。 最后,基于谁先接触科技,谁的专业度就会相对提升的定律,借由专业网站的设立,客户与下线会更加信任领袖和组织的专业能力,忠诚度也经由信任而得以建立。 组织vs.网路,所节省的成本 结合科技对直销组织来说,只见其利而未见其弊,但是,在科技与组织结合之前,我们必须了解网路可以为组织做什么,再与直销人的需求结合,以构成最臻完美的组织网站。根据永泛科技ASP事业处经营顾问林源祥的观察表示,网路科技可以为直销组织做的事情有以下10大项:1. 成立公司政策或是领袖公布栏,以作为沟通之用。 2. 运用网路来介绍讲师及表扬高阶领袖。 3. 编制伙伴教育手册与产品手册。 4. 成立各专业主题或产品使用讨论园地。 5. 行事历及内部通讯留言系统。 6. 下线服务手册等标准作业撰写。 7. 将奖金制度传递给新直销商。 8. 提供销售或提货据点查询。 9. 用来介绍新产品与推广方案的调查。 10. 视讯会议及会议通知等追踪工作。 以此10点衍生,透过网路,直销组织将可以节省的成本包含以下6大项,而这些被节省下来的成本,就是利润:1. 服务成本:如Copy等标准作业撰写。 2. 传递成本:公司或体系内部讯息传递及公告系统。 3. 作业成本:提供新商品及业绩等资讯查询成本(此点须视该组织网站能否与公司内部连结而定)。 4. 沟通成本:公布栏介绍新人、表扬业务优良人员。 5. 教育成本:电子化的教育与范本再应用。 6. 管理成本:减低辅导增员的成本与时间。 尤其是卡片、DM、文宣品等邮寄费用的节省。以往,直销领袖因为组织成员过于庞大之故,在讯息的传递上总是得付出昂贵的代价,而透过网路,平时向公司购买DM、文宣品的费用可以大大节省了,只需要将这些文宣资料post上网,需要的下线即可自行下载,而不需要再层层邮寄出去,节省了购买及邮寄的费用;逢年过节或激励、恭贺等卡片,也在网路上一并解决,只要将组织成员的通讯方式设定,一封卡片该收到的人就可在网路上收到,而不需要负担任何费用。每年费用预估分析如下:

领袖vs.e-Office,创造加乘效应 90多万元的费用,如与架设一个网站所花费的30来万相较,每年可以省下的成本实在惊人,30万是一般科技公司架设网站的费用,而往往直销领袖因为缺乏评估科技公司所架设的网站,是否为其所需,所以作了冤大头的人比比皆是。 此外,科技公司多数无法了解直销人的语汇,造成设计出的网站架构及系统设定,均予需求者产生落差,再加上后台维护的主导权不在网站所有人手上,也造成使用及更新、维护上的种种不易。事实上,架设一个「活网站」所需要的管理系统至少应有以下6项:1. 双向讨论系统:也就是公开由读者、会员进行双向意见分享与讨论。 2. 群组管理系统:也就是借由群组管理系统发展出虚拟组织。 3. 权限管理系统:落实分重资讯服务的目标,以提供特定资讯内容给特定对象。 4. 问卷调查功能:进行特定群组或一般读者之意见调查与意见回馈。 5. 资讯公告管理系统:以简易方式即时更新网站各单元资讯,让读者可以快速查询正确资讯,达到资讯共享。 6. 活动线上报名系统:提供「线上咨询」,让所有读者、会员的疑问与问题都受到尊重,并得到满意的服务。 除了以上的系统功能之外,一个简易的后台维护系统也是这个网站应有的功能,如此,直销领袖才能随时掌控网站内容的主导权,以简单的方式、步骤,即可在任何时间、任何地点,上网修改、增加、删除资讯。传智国际网路公司经理陈政裕表示,e-Office虚拟行动办公室应以最低成本、最少人力、最有效率的方式,达到资讯传递简易化,促使资源快速累积,并提高对下线的辅导品质,降低辅导下线的成本,让组织里的任何一个份子,都能以最简单的方式,随时随地向新、旧伙伴介绍组织文化、公布组织新活动、公司新政策、查询近期活动、以往课程资讯、开放24小时线上报名、与下线或其他网友进行24小时无时差的互动。 无时间、地理限制是网路的特色,而e-Office就是运用网路的特色,将办公室虚拟化、活动化,让直销人随时以一台NB(Note Book)就能和自己的公司、组织及世界任何角落的伙伴连结,届时,直销领袖不需要开设训练中心,不需要南北来回、世界奔波,就能达到销售、训练及服务的目的,这样的直销新貌即将来临,只要你打开电脑,连结上网,将你的直销概念用网路语言传递,把你的直销组织以网路力量连结,你,和你的伙伴们,无论身在何处,都在一个宽广的office里。 (出处/直销世纪杂志第94期,2000/10/1)