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電子郵件助你架設天羅地網
在兩天內完成分散台灣各地2000人的活動登記！這可能嗎？當然可能。靠的不是傳真機，也不是電話通知，亦不是限時專送信函，而是一種已經相當成熟的電腦通訊科技：「電子郵件網」。利用電子郵件網所提供的「信件投遞」、「佈告欄」、「訂單收送」等服務，可大幅提高國內直銷公司的訊息傳遞能力，以及因應未來日趨激烈的市場競爭。
超過20年歷史的電子郵件應用
「電子郵件」對電腦界來說，並不是新技術，因為早在電腦可以電話線互通訊息開始，即有電子郵件應用。目前全世界最大的電子郵件網，是Internet網際網路，目前平均每天有超過4000萬人在這個網路上，互傳信件，其中包括美國總統。
電子郵件網的概念很簡單：每個人住家都有一個地址，一般郵政系統的遞送人員即根據這個地址，將您欲寄送的信件送達目的地。所謂的電子郵件也是一樣，每個人在由電話線及電腦所構成的電子網路上也可以申請一個獨一無二的「地址」，再利用電腦打好的「電子信」利用專用通訊軟體，發送出去，而擔任「郵差」工作的，則是分散網路上的電腦主機。
用電子郵件網的好處是，方便、快速、精確，因為所有信件都透過電腦網路轉送，自然比人工送信快速，而且可以同時發信給某一群特定人士，例如上萬人的直銷網，或是您為數眾多的顧客。國內目前利用電子郵件網最頻繁的人，除了大學生外，就是經營連鎖商店的超商公司與百貨公司，自去年開始，台灣速食巨人麥當勞也成為其中之一。這些公司利用電子郵件網傳遞訂貨單，或是補貨資料，提高自己的競爭力與服務品質。
國內早在5-6年前即有私人網路服務公司提供電子郵件網的服務，例如汎倫資訊、台灣電訊網路服務公司，甚至電信局的數據通信所也提供一種較低速的PIPMail公眾電子郵件網，收費低廉。可惜對一般民眾推廣工作做得不夠，國內現在僅有少數行業應用這項服務，與美國已有超過百萬家企業利用電子郵件網進行交易相較之下，我國在電子郵件網的應用上，仍處於幼稚期。
雖然應用不普及，但國內仍有具前瞻性眼光的直銷商注意到電子郵件網帶來的便利性，應自去年開始著手佈建一個屬於直銷商的電子網路，期望利用這電子郵件網將全省超過1000名的直銷商串聯起來，未來並逐步推動所有直銷商上網。
在經過長達8個月試用期後，百人試用小組相當讚許電子郵件網所帶來的快速與便利，現在利用電子郵件網互相寫信，發佈活動公告，甚至訓練課程表等。這成員數達數萬人的直銷郵件網為使整個推動工作順暢進行，還特別由10人領導核心組成推動小組，義務性地推動及教導試用小組使用電子郵件網。
電子郵件網的便利性及速度，在百人試用小組中已發揮不小的作用，例如測試小組成員無論人在歐洲或美國，都可以隨時與其他成員保持完整的聯繫，而且連線送信的費用，甚至不到用傳真的1/4，自然也比電話溝通來得便宜。整個直銷網可以隨時更新課程或活動資料，上線索閱的人立即可看到最新訊息，不像過去，必須以傳真或印刷通知，在成本及時效上，都有相當明顯改變。「從台中上台北開會時，也可以隨時上線，保持與小組成員間正常聯絡，而且所有聯絡過的訊息都可留下記錄，方便追蹤及整理」，測試小組一位成員說道。
經營加值網路服務多年的汎倫資訊公司表示，雖然直銷公司中不乏有豐富知識的電腦專家，但為數眾多的直銷商卻多半對電腦一知半解，甚至多數直銷商中連個電腦都沒有，這才正是電子郵件網推動的最大困難處。首開風氣的白先生也同意這看法，「要推動直銷商用電腦，確實是一項巨大挑戰，不過直銷商的學習慾望都很強，而我們也有完整有效率的訓練網，只要做好訓練工作，假以時日，仍可克服這項困難。」白先生等10人核心小組推動電子郵網的第一步，就是先找來配合度高，而且屬於國際GE電子郵件網成員的汎倫資訊，負責提供實際電子網路及郵件管理軟體。
可攜式電腦是重要核心之一
推動小組第2步要解決的問題，則是如何讓每位欲上電子郵件網的直銷商，都能擁有一部具有通訊能力的個人電腦，由於直銷商經常往來各地，甚至世界各國，因此測試小組首先考慮的是選擇筆記型電腦，因為筆記電腦似乎是目前「唯一符合」輕巧原則的個人電腦。為落實這項想法的可能性，測試小組特別洽購了數10台名牌彩色筆記型電腦，開始測試實際應用狀況。
不過重量2公斤多的彩色筆記型電腦並未完全達成實用理想，問題之一是「重量依然太重」，尤其對女性直銷商來說，加上備用電池與電源供應器，總重量超過3公斤，實在「輕便」不到那裡；其次是「穩定度與易用性不夠」，筆記型電腦仍是一台標準的個人電腦，使用者必須從頭學習電腦使用方法，操作上較複雜，穩定度也頗受質疑；第3個問題是「電力持續不佳」，無論是彩色或單色筆記電腦，內附的電池多半只有2至4小時的使用時間，對經常旅行的直銷商實在是不敷使用；最重要的問題則是「價格過高」，配備較完整的筆記型電腦若加上數據機功能，價格通常都超過台幣3萬元，對不懂電腦的直銷商是一筆不小的投，間接影響購買電子郵件網意願。
不過科技進步解決了上述問題，當找到萊思康資訊經理後，問題似乎迎刃而解。此型重量只有680公克的小電腦，具有標準電腦鍵盤，而且內置傳真數據機，使用一般3號鹼性電池為電力來源，持續運轉時間可長達15小時以上，同時價格不到2萬5千元，一口氣解決上述問題。更令測試小組高興的是，萊思康這型產品中內附有豐富的應用軟體，包括電腦字典、文書處理、萬用手冊、行事曆、電腦傳真等14項功能軟體，操作學習也較簡單，使用者不需輸入指令，全部用選單方式，即可操作各項功，在汎倫資訊將其電子郵件軟體順利移植後，電子郵件功能也趨完備。
結合訂貨系統競爭力更強
測試小組樂觀地預測，今年要達成千人上網的目標，應該不是難事，未來當所有訊息均透過電子郵件系統傳遞後，直銷網成員間的聯繫將更緊密，成長速度也將邁入新紀元。目前已使用電子郵件系統的直銷商期望，如果總公司的訂貨系統也能如同其它物流業者般納入郵網系統，直銷商訂貨將更為簡單、方便，而總公司在統計作業上也將取更大優勢。
汎倫公司分析，訂單系統若與電子郵網結合，除了速度之外，更重要是成本低廉，因為總公司不需要另外負擔維護成本，對所有直銷商來說，表格化的電腦訂單，收送間比電話語音訂貨系統或傳真訂貨更簡單，因為表格化電腦訂單使用方法幾乎可與一般印刷表格相同，直銷商只要填好表格，再當成電子郵件送出去即可。總公司也因為收到的是電子化資料，可用電腦即時處理，速度自然以語音或傳真訂單處理更快。
「學習使用電腦是一條漫長的路，上例中文輸入法就是其中之一，但要享受電腦的方便，就一定得花苦功去學，我們的直銷商都有這樣的體認，所以我相信我們推動的電子郵件網應用計畫定會成功」，白先生堅定的表示「如果可能，我們希望將我們在海外的直銷網路，也利用電子郵件網串聯起，這會使我們的組織發展得更快、更完整」。
作為一個開路先鋒，總是會遭遇較多困難，但相對所得的回報及成就也最大，因為這個百人測試小組不僅是完成一項測試而已，更為台灣直銷業邁向世界級競爭力，立下重要里程碑。直銷是一個「人」的事業，組織溝通網愈綿密，發展也愈快，雖然美國直銷業已有超過5年應用電子郵網的經驗，但台灣直銷業在這群開拓者帶領下，今年開始，也將正式邁入世界級競爭力之林，台灣也將成為另一個更具實力的直銷大國。
（出處/直銷世紀雜誌第28期，1995/04/01）