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循序漸進不浪費
泰瑞公司有多位高階主管,曾在外商公司服務,因此公司經營風格兼有外商管理制度化,及本土企業具親和力之特性,在直銷業中其企業文化可說頗具特色。而其資訊發展策略亦有一套長遠而完整的規劃,將資訊系統定位為公司競爭優勢之利器,而非僅作為資料處理之工具。因此,在開發資訊系統之策略面,著眼於如何提昇資訊運用,以創造更高之附加價值;亦即以資訊來提昇服務品質,及協助公司來作經營決策。
對方資訊設備的投資,則堅持成本效益(COST/DERFORMANCE)之原則審慎評估,著重於如何將硬體設備以軟體或管理方式,將其功能充分發揮,而其資訊策略之理念從其公司資訊化之演進,則可清楚得知。
小小PC立大功
該公司立即以一部PC-AT個人電腦開始資訊作業,軟體由公司資訊人員自行開發,以dBASE來描寫程式。開發之系統包含直銷商管理、進銷存及獎金系統,由於架構完整,功能頗為齊全,此系統一直使用至引進網路系統為止。
1991年,因業績快速成長,此時以PC來處理已感不足,因此,經深入評估,為因應公司未來長遠之發展,決定採用IBM之AS/400為資訊處理之主義。電腦主義於'91年7月安裝完成,而軟體開發則採漸進方式。初期之程式設計交由軟體公司負責,而系統規劃及分析則仍由公司主導,訂單及直銷商管理系統就在這種專業分工的模式下,在三個月後就上線運作。
而獎金系統則完全由公司之資訊人員開發,於'92年上線。在這段期間,資訊作業則維持雙軌平行作業,以確保資訊作業運轉正常。而PC也一直到獎金作業運轉順利,達成階段性任務才功成身退。
AS/400主機上線後,公司即積極規劃電腦語音系統,積分查訊於'92年1月開放語音訂貨緊接著在3月推出,而且一開始即是全天候24小時服務,且開放給所有直銷商,對於直銷商的訂貨,提供了更多樣化更便利的服務。
網路聯結好服務
現有終端設備含PC及終端機大約70餘部,分佈於總公司各部門及台中、高雄辦事處以及五股倉庫,文宣部門則使用蘋果電腦公司新型之麥金塔(Macintosh)作為文宣美編及產品DM製作之工具。
五股倉庫透過電信局之數據專線與公司主機連線。而台中、高雄辦事處則是透過台灣電訊(民營電信網路公司)之分封交換網路X.25與總公司連線,其整體網路之規劃建設,亦是在考慮成本效益的原則下,採取和兩家公司合作的模式。
資訊可以提供更便捷之服務,可由其獎金發放方式之演進得知。從最初以支票寄發,改為倉庫、郵局及一銀的銀行轉帳。今年初又擴大為全省通匯,即直銷商可在任何一家參加金資中心跨行連線之金融機構、或郵局開戶,透過通匯之網路,獎金即直接轉帳。
該公司之客戶服務亦充分與資訊結合,即每一通經由客戶服務中心進來之電話,都立即根據問題種類登錄至電腦,並且由客服人員立即予以處理,處理之結果亦輸入電腦,因此所有直銷商之來電,都可追蹤並加以歸納分析,全面提昇服務品質。
在提供高階主管所需之決策資訊及業務行銷部門所需之行銷資訊上,更有效運用資料庫之資訊,並使用統計分析軟體SPSS,將相關之產品、銷售、直銷商組織資訊,建立各種分析模式,作各種交叉分析,以提供相關人員分析更深入的資訊。
至於在資訊管理方面,由於深切體認電腦資訊是公司無可替代之資產,因而建立了一套完善的資訊管理制度,例如在資料備授之作業,不但每天都將備份資料定時送存銀行保管箱,且和電腦公司簽訂了系統備援計劃,即公司之電腦主機,如因任何天災人禍導致無法正常運轉時,可以立即轉移至電腦公司預先規劃好之預備主機繼續運作。
(出處/直銷世紀雜誌第20期,1994/08/01)
