做時間的主人

能否有效地運用時間， 便是成功與否的重要關鍵之一。 鄧文章 插圖／鄭啟培 上帝是公平的，賦與每個人每天相同的時間。但是同樣是24小時，有人能完成好幾項企畫案，還行有餘力得以休閒；有些人卻得熬夜加班，才能把同樣的工作量完成。這其中最大的關鍵，便在於能否充分利用時間，妥善安排工作流程，以事半功倍的方式完成作業。對身處於現代社會的每一個人而言，時間管理是一項非常重要的管理技巧。 也許你會問：我的工作都能如期甚或先行完成，也都做得不錯，那我還需要學習時間管理嗎？我們提供了一份「生活時間運用統計表」，讓你先檢視自己目前的生活步調、時間掌控是否正常。換言之，先問問自己：我目前對時間的掌控，是否能同時維持健康的身心狀況與一定程度的工作效率？我是不是以犧牲健康來換取高工作量？如果是後者，便表示自己目前的生活已經出現時間壓力，亟需重新規劃日常的時間運用，並學習有效的時間管理。 小檔案： 生活時間運用統計表 首先，隨便選取最近的一個禮拜，回憶這個禮拜裡每天所做的每一件事，將每個事件填入「事件」欄內。接著，再根據自己的狀況，將每個事件平均花費的時間填入「時間」欄內。必須注意的是：統計表並不是預先設定「時間總數」為24小時，再一一分配各事件的時間，而是直接依據你個人對該事件需要花多久時間的評斷。最後合計所有時間，若你的時間統計超過24小時（如附表的小明），則表示您目前的生活步調已經快得喘不過氣，有時間管理上的壓力；相反的，若時間統計未滿24小時（如附表的小華），則表示目前的生活步調平緩，並未感受到時間壓力，不過這也可能表示你把許多寶貴的時間，花費在一些連自己都未曾注意的瑣事上頭。 平均一星期，您每天會做哪些事？每件事平均花費您多久的時間？請您將這些事件及您認為這些事必須花費的時間填入下表。 『範例』 姓名：小明 年齡：27 職業：企畫專員 事件 所需時間（小時） 睡覺 7 早餐 0.25 午餐 0.5 晚餐 0.5 盥洗 0.25 洗澡 0.25 上網 0.5 看報紙 0.5 看電視 3 看書 1 從家裡到公司 0.5 從公司到家裡 0.5 午休 0.5 開會 1 聯絡廠商 1 工作小組會議 1.5 擬計畫案 2 送件 2 簡報 2 總計時數 26.75 統計表顯示小明目前生活步調過於緊張，感受到相當大的時間壓力。 姓名：小華 年齡：19 職業：學生 事件 所需時間（小時） 睡覺 6 早餐 0.5 午餐 0.5 晚餐 0.5 盥洗 0.25 洗澡 0.5 上網 2 看報紙 0.5 看電視 2 看書 3 上課 5 逛街 1.5 總計時數 22.25 統計表顯示小華目前的生活步調平緩，並無時間壓力，但須檢討是否有虛耗時間之虞。 不管我們的時間統計超過或未滿24小時，不管我們目前是否感受到時間的壓力，我們都希望生活能過得比現在更舒適、更悠閒。那麼，我們該如何充份利用時間，以更好的效率，享受到更多屬於自己的時間呢？ 1.列出工作事務及其重要順序 我們身旁很可能隨時有一大堆的工作需要解決，不但使我們感受到極大的壓力，也讓我們不知從何做起。這時不妨拿張白紙，將眼前所有需處理的工作一一列出。接著，再將所有的工作依照「工作期限」、「影響程度」、「業務層級」、「工作量」等，訂出重要順序，再將重要程度最末的幾項刪除，別讓這些不重要的事件，干擾我們處理重要事件。 當我們列完所有工作之後，常會突然發現：「哈！原來就這些事嘛！」等列出工作重要順序，並刪除不必要的瑣事後，更會鬆了口氣，發現工作並非如我們原先所想像的那麼繁雜。如此一來，不僅能讓工作時心情較為輕鬆、愉快，更能依事件的輕重緩急一一完成。 2.先想想，再開始做 開始處理一份業務時，不妨先停下來，想想看這件工作該怎麼做。我們可以想出數種不同的工作程序，再從中挑選一種最有效率的工作程序著手進行。 「先想再做」跟「立刻開始做/做了再說」有什麼不同？當我們開始工作後，往往很少有機會停下來檢視目前的進度，以及可能的錯誤；因此，若是憑恃經驗「做了再說」，下一次停下來時只有兩種情況：一是工作順利完成，一是過程出錯。在越來越複雜的工商社會中，能一次OK的工作越來越少，往往必須不斷地從小失誤中尋找正確的處理程序。因此，盲目的工作流程往往花費許多不必要的時間修正錯誤，徒然耗費時間。 3.畢其功於一役 有時我們做事做到一半，注意力會飄移到其他地方，例如寫稿寫到一半突然想到電子郵件，上網收發電子郵件後又順道逛逛網路，等到回過神時，往往已經是 一、2個小時之後的事了。 若我們隨著注意力的飄移而不斷地轉換目前進行的工作，將會使得我們必須不斷花費額外的心力與時間在「重新專心」上頭，更會打斷逐漸醞釀的工作情緒，影響工作效率。因此，當我們投入一件工作後，除非該工作耗時過久需要休息，或是該工作遇到瓶頸（見秘訣5），否則，有效率的工作方式應是「從頭到尾一次完成」，而非不斷地切割工作，徒然浪費時間。 4.一次只做一件事 現代人的工作量越來越大，往往採用「一心多用」同時對付數項工作：吃飯時看報紙、上廁所時背單字、邊講電話邊打文件，還不時打著手勢交代同事處理其他業務等等。大家總認為這是一種「利用時間」的方式，但我們要提出一個反向思考：一次只做一件事。 為什麼？因為「一心多用」的處事方式將迫使我們的心力隨時隨地都處於緊繃狀態。這種緊繃狀態無法讓你在長時間內維持一定水準的工作效率，另一方面，長期處於這種緊繃狀態會讓人產生極大的時間焦慮，進而影響個人的身心健康狀況。相反的，雖然「一次只做一件事」似乎必須花費更多時間處理工作，但由於一段時間內只需進行一項工作，反而更能專注，達到事半功倍的效果，不僅不致被過度壓榨，更是種有效率的處理模式。 5.遇到瓶頸時，「孵蛋」為上策 有沒有這樣的經驗：有時候想一個問題，即使想到想破頭了，還是解答不出來。但是放棄、不去想它之後，過了一陣子，卻在某天洗澡的時候靈光一閃，想到了問題的解答！這種「把問題暫時放下」的方式，便是心理學家口中的「孵蛋」，一種奇特但有效的問題解決策略。 在時間管理上，當我們的工作出現瓶頸、困境，卻百思不得其解時，不妨暫時拋開問題，睡個覺、看場電影，讓自己放鬆一下，也讓腦袋自己稍稍整理一下思緒。過完這段孵蛋期之後，回到原來的問題上時，您可能會埋怨自己：「怎麼那麼笨，為什麼剛剛沒想到這種解決方式？」 6.拒絕完美，學習說「不」 許多人自詡為「完美主義」，不只是工作上，就連生活中也不容許出現半點的失誤。容我們提醒您：每個人都有缺陷、都有限制。完美主義並不是不好，我們可以追求完美，卻不該將之奉為圭臬，不容身旁有任何違背完美主義的事件出現；否則，那只是另一種形式的「吹毛求疵」，讓我們花費數倍的時間在修改或修飾許多無關重要的小細節上，反而浪費時間與精力。 因此，接受自己的能力限制、認清自己的責任範圍，不論是別人對你還是你對自己的要求，只要超出能力或責任之外，就要勇敢地說「不」！不必將時間耗費在不需要、不重要、以及不可能做到的事物上。這不是一件可恥的事，更無關盡責與否；因為，只有當你能瞭解自己、接受自己時，才能取得自我管理權力，不論在時間管理或生活管理上。 7.捨得停下來 在緊張、充滿競爭的社會裡，人們似乎都捨不得停下自己的腳步，讓身體或腦袋喘息一下，深恐浪費一絲一毫的時間。但是，我們應該要有這個概念：「Work smart, not work hard.」－我們應該要聰明地工作，而不是辛苦地工作！ 如何聰明地工作呢？隨時分析我們自己的狀況：疲勞了沒？身體是不是已經在抗議了？注意力還能集中嗎？……隨時掌握現在的工作：進行到哪裡？下一步要做什麼？可能會遇到什麼狀況？……只有在跳出工作的漩渦之外，瞭解自己的處境之後，我們才能客觀地選擇最恰當的工作方式：向其他人求助、休息一下、抑或是停止吹毛求疵，才能隨時隨地保持最佳狀況。因此，隨時告訴自己：「先停一停！我現在在做什麼？狀況怎麼樣？」唯有瞭解自己的處境，我們才能「聰明地」工作。 8.充足的休閒 在面對龐雜的業務與倉促的工作期限時，我們往往為了完成工作犧牲掉自己的休息時間－壓縮睡眠，減少自己晚上看電視、聽音樂的時間，只為了多寫幾頁企畫書。但人們注意力的持續時間是有限的。當你產生疲勞或注意力開始不集中時，往往得花費更多的時間，才能達到注意集中時的工作量與工作品質。因此，在規劃自己的時間時，記得務必留給自己生理與心理上充足的休息時間；不幸必須加班時，也試著在開始加班前，專心而悠閒地吃頓晚餐，打個盹，讓自己鬆弛一下再開始工作，如此會更有效率。 想做時間的主人嗎？就是「現在」－不是「等一下」，更不是「過幾天」，而是「現在」！就讓自己坐在桌子前，拿出筆，再找張紙，開始檢視自己的時間運用，並著手規劃屬於您自己的時間。從現在起，讓我們學習去做一個時間的掌控者，而不再是時間的奴役！ 小檔案： 減緩時間流速的8秘訣 列出工作事務及其重要順序 先想想，再開始做 畢其功於一役 一次只做一件事 遇到瓶頸時「孵孵蛋」 拒絕完美，學習說「不」 捨得停下來 充足的休閒 （出處/直銷世紀雜誌第88期，2000/05/1）